Complémentaire Santé des salariés : votre étude notariale est-elle en conformité ?

Pour garantir la conformité de la complémentaire santé obligatoire, chaque étude notariale doit porter une attention particulière à la formalisation et à l’information des salariés lors du changement de mutuelle.

Rappel des obligations légales de votre étude notariale

Les employeurs privés ont l’obligation de proposer une complémentaire santé à leurs salariés, en respectant certaines conditions légales :

• Complémentaire santé obligatoire : Depuis 2016, toute entreprise doit mettre en place une complémentaire santé collective au profit de ses salariés.
• Participation financière de l’employeur : L’employeur doit prendre en charge au moins 50 % du coût de la cotisation.
• Adhésion obligatoire : Le contrat s’applique obligatoirement à tous les salariés et à leurs conjoints et enfants à charge, sauf dans les cas spécifiques de dispense (par exemple, si le salarié bénéficie déjà d’une couverture en tant qu’ayant droit).
• Respect du panier de soins minimum : Le contrat doit inclure un minimum de garanties couvrant notamment les consultations, l’optique, le dentaire, et l’hospitalisation, conformément à la loi.
• Liberté de choix de la mutuelle : Les employeurs sont libres de choisir l’organisme assureur, à condition que celui-ci respecte les exigences légales.
• Moment d’adhésion : Vous êtes également libre de choisir le moment opportun pour changer de mutuelle.

Les étapes de la mise en place d’une D.U.E

Mettre en place une nouvelle complémentaire santé implique de suivre des étapes clés pour garantir la conformité légale et informer vos salariés. La décision unilatérale de l’employeur ou D.U.E est la procédure la plus simple et la plus courante. Néanmoins, il est nécessaire de suivre ces étapes :

1. Consultation des salariés (facultatif ou obligatoire selon la taille de l’étude)

Bien que cette étape soit facultative pour les études de moins de 50 salariés, elle devient obligatoire pour celles dépassant ce seuil. Les employeurs doivent recueillir les avis de leurs équipes à minima via les représentants du personnel avant la mise en place du nouveau contrat. Dans le cas de la D.U.E., cet avis n’est qu’à titre consultatif et n’impacte pas le choix de mutuelle.

2. Formalisation de la D.U.E

La D.U.E doit être formalisée par écrit et remise à chaque salarié. Elle constitue un document officiel expliquant les modalités de la complémentaire santé, les obligations et droits des salariés, ainsi que les cas de dispense. La formalisation de ce document est exigeante et doit être maîtrisée, aussi la MCEN met à votre disposition un modèle dédié à ses adhérents sur demande.

3. Preuve d’information aux salariés

L’employeur doit pouvoir prouver que chaque collaborateur a été informé du changement. Chaque salarié doit recevoir une copie de la DUE et de la notice.
Vous devez impérativement en recueillir la preuve. Pour cela, vous pouvez :

• Adresser un recommandé A/R, faire signer une feuille d’émargement oui un bulletin individuel à signer.
• Installer une affiche explicative dans un lieu fréquenté de l’étude.

N’oubliez pas que cette même exigence est à adresser lors de l’arrivée d’un nouveau salarié.

Les éléments essentiels de la formalisation de la D.U.E

Pour garantir la transparence et la conformité légale, la D.U.E doit inclure plusieurs informations clés :

• Assuré : L’ensemble des salariés.
• Ayants droit : Précision sur les ayants droit obligatoires (conjoint et enfants à charge) et facultatifs (conjoint et enfants non à charge).
• Cotisations : Répartition du coût entre l’employeur et le salarié.
• Prestation : Précision sur les garanties proposées par la complémentaire santé.
• Cas de dispense : Explication des situations permettant à un salarié de ne pas adhérer à la mutuelle collective.
• Participation de l’employeur : Détail de la prise en charge d’au moins 50 % des cotisations.
• Conditions de portabilité / loi Evin : Modalités permettant à un salarié de conserver sa mutuelle en cas de départ de l’entreprise, sous certaines conditions.
• Obligation d’information
• Prise d’effet

N’hésitez pas à consulter notre équipe pour plus d’informations ou pour obtenir le document.