Alternance notariat : préparez efficacement le recrutement et l’intégration de vos futurs collaborateurs

L’alternance en notariat constitue un levier important pour les offices. En plus de répondre aux besoins opérationnels, l’intégration de jeunes en formation offre une opportunité précieuse d’injecter de nouvelles compétences et perspectives au sein de l’équipe.

Les alternants en notariat sont un vivier de collaborateurs, aussi bien pour le présent que pour l’avenir. Nombreux sont en effet les étudiants qui débutent leur parcours professionnel dans l’étude notariale qui les a accueillis lors de leur alternance. Alors que la campagne de recrutement d’alternants en vue de la rentrée bat son plein, voici quelques conseils concrets pour réussir le recrutement et l’intégration de ces nouvelles forces vives du notariat.

1. Définir les besoins de votre étude notariale pour sélectionner au mieux votre futur alternant

Établissez une liste de missions claire. N’hésitez pas à réinterroger la fiche de poste des alternants notariat précédents. La complémentarité, et la valeur de l’alternant, au sein de l’office n’en sera que plus forte.
Il est essentiel pour l’alternant de pouvoir se projeter dans le quotidien de sa fonction et dans les spécificités de votre étude notariale. Soyez particulièrement concret dans votre annonce de recrutement aussi bien sur les missions que sur l’accompagnement que vous lui prodiguerez. Évidemment, vos besoins respectifs pourront évoluer à tout moment.

2. Penser le processus de recrutement pour une valeur mutuelle

Gardez à l’esprit que votre nouvelle recrue est là pour apprendre. L’alternant parfait sera donc une personne qui répond à vos besoins (identifiés précédemment), complète votre équipe et apprend à vos côtés. Ses compétences techniques sont donc tout aussi importantes que ses savoir-être.
Instaurez une grille des savoir-faire mais aussi des savoir-être attendus, en priorisant les essentiels pour un collaborateur en cours de formation. Partagez celle-ci avec toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement. Pour le ciblage de profil, cela vous permettra de trier plus facilement les CV ; puis de réaliser les bons arbitrages en cours de processus.
Lors du processus de recrutement, privilégiez plusieurs rencontres individuelles pour vous permettre d’avoir un avis objectif sur chaque candidat et d’observer la maturation de l’alternant tout au long du processus.
Mettez-vous également à la place de l’alternant car la marque employeur, c’est-à-dire l’image que l’entreprise projette auprès des candidats, compte beaucoup pour les jeunes générations.

• Annoncez votre processus de recrutement et soyez clair sur le déroulement et les attendus à chaque étape.
• Construisez vos entretiens comme autant de moments d’échanges, en évitant le sens unique.
• Prenez le temps de faire découvrir votre étude notariale : son ambition, son équipe, sa culture, ses projets…
• Assurez des feedbacks précis et rapides, en privilégiant un processus court sur un délai de 2 à 3 semaines maximum.

3. Réussir l’intégration de votre nouvel alternant notariat

Ayez un plan d’intégration précis pour son arrivée et valorisez son arrivée au sein de l’équipe. N’hésitez pas à lui montrer tous les aspects de votre étude. Cela lui permettra de mieux comprendre le fonctionnement d’une étude notariale et les différents métiers qui la composent.

• Le premier jour sera essentiel. Expliquez-lui les aspects administratifs qui le concernent et favorisez le maximum de rencontres au sein de l’office. Chacun pourra ainsi présenter son rôle et les premiers liens se tisseront plus aisément.
• Reprenez avec lui la fiche de poste afin de lui expliquer en détail chacune de ses missions et ce qui est attendu de lui. À l’inverse, demandez-lui ce qu’il attend de cette expérience, les missions qu’il pourrait préférer et ce qui l’a intéressé dans l’offre. Cela vous permettra de l’aider à construire son projet professionnel en accord avec ses attentes.
• Anticipez son plan de développement professionnel. Tout commence par des points réguliers que vous pourrez espacer avec le temps. Réservez du temps au-delà du suivi des missions opérationnelles pour répondre à ses questions et incitez-le positivement à en poser.
  Votre alternant est, si tout se passe bien, un futur collaborateur. Comme expliqué précédemment, vous êtes là pour aider votre apprenti à mûrir son projet professionnel. N’hésitez pas à organiser à faire des entretiens réguliers avec lui pour le conseiller, l’aider à identifier ses points forts et ses points perfectibles. Donnez-lui aussi l’opportunité ses connaissances : il a aussi des choses à vous apprendre !